MAHITAJI MUHIMU KWA KILA MJASIRIAMALI

Mjasiriamali akiwa dukani kwake, anendela kuweka kumbukumbu za Biashara yake.

Na Edward Matulanya 

Jifunze mahitaji muhimu kwa kila mjasiriamali, kuanzia mtaji, soko, nidhamu ya fedha, hadi mbinu za kujenga biashara endelevu na yenye mafanikio.

Utangulizi

Ujasiriamali ni safari ya maamuzi, nidhamu, kujifunza, na uwezo wa kutatua matatizo ya watu kwa njia yenye thamani. Watu wengi huamini kuwa biashara huanza na mtaji mkubwa, lakini mara nyingi biashara huanza na uelewa sahihi wa soko, tabia njema ya usimamizi, na utayari wa kujifunza kila siku (ILO, n.d.). Mtaji ni muhimu, lakini si kila kitu. Bila maarifa, mfumo, na mwelekeo, hata mtaji mkubwa unaweza kupotea haraka (ILO, 2014). Ndiyo maana mjasiriamali wa kweli anapaswa kuelewa mahitaji ya msingi yanayoweza kuifanya biashara isimame, ikue, na idumu kwa muda mrefu.

Katika mazingira ya Tanzania, kuanzisha na kuendesha biashara kunahitaji pia uelewa wa mambo ya kisheria na kiutawala. Kwa mfano, usajili wa jina la biashara kupitia BRELA unahitaji masharti kama jina linalokubalika kisheria, NIN, namba ya simu iliyosajiliwa ya mwombaji, baruapepe hai, na anuani ya biashara pamoja na anuani ya makazi ya mmiliki au wamiliki wa biashara (BRELA, n.d.). Kwa upande mwingine, TRA inaeleza kuwa mtu anayetaka kuanzisha biashara anatakiwa kupata TIN na kufungua jalada la mlipakodi ili kuanza kutekeleza wajibu wa kodi kulingana na aina na ukubwa wa biashara yake (TRA, n.d.-a; TRA, n.d.-b). Hii inaonyesha wazi kwamba biashara si suala la kuuza tu; ni suala la kujenga mfumo rasmi na unaotambulika (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a).

Kwa mtazamo mpana zaidi, Shirika la Kazi Duniani linaonyesha kuwa mafunzo ya ujasiriamali na usimamizi wa biashara ndogo ni sehemu muhimu ya kusaidia biashara ndogo na za kati kukua na kuunda ajira (ILO, n.d.). Programu ya Start and Improve Your Business imeundwa mahsusi kusaidia biashara kutoka hatua ya kuanza hadi hatua ya ukuaji na upanuzi (ILO, n.d.). Hapa ndipo tunapoona kwamba mjasiriamali anayepaswa kufanikiwa si yule mwenye hamasa tu, bali ni yule anayejifunza, anayepanga, na anayetekeleza mambo muhimu kwa uthabiti (ILO, 2014).

Makala hii imeandaliwa ili kumsaidia mjasiriamali mpya na mwenye uzoefu kuelewa kwa undani mahitaji muhimu ya biashara. Kwa kila mada ndogo, tutatoa maelezo ya kina, mifano ya karibu na maisha halisi, pamoja na somo la kujifunza. Lengo ni kuhakikisha kwamba makala hii haisomeki kama nadharia pekee, bali kama mwongozo wa vitendo unaoweza kutumika kujenga biashara imara. Tutazungumzia maono, mpango wa biashara, usimamizi wa fedha, utafiti wa soko, urasmi wa biashara, huduma kwa wateja, matumizi ya teknolojia, nidhamu, na vigezo vya mafanikio (ILO, 2014; ILO, n.d.-a).

Mwisho wa kusoma chapisho hili, mjasiriamali ataweza kujitathmini na kuona ni maeneo gani ana nguvu nayo, ni maeneo gani yanahitaji kuboreshwa, na ni hatua zipi anapaswa kuchukua ili biashara yake isiwe ya kubahatisha bali ya kujengwa kwa msingi imara. Hilo ndilo kusudi kuu la kujadili mahitaji muhimu kwa kila mjasiriamali.

1. Mahitaji Muhimu kwa Kila Mjasiriamali Anayeanza Biashara

Mjasiriamali anayeanza biashara anahitaji zaidi ya shauku. Shauku inaweza kuwa nguvu ya kuanza, lakini haiwezi kuwa mfumo wa kuendesha biashara kwa muda mrefu. Watu wengi huingia kwenye biashara kwa sababu wameona wengine wakifanikiwa au kwa sababu wanahitaji kipato cha haraka. Sababu hizi zinaweza kuwa mwanzo mzuri wa hamasa, lakini bila kujua ni tatizo gani biashara inatatua, ni soko gani inalenga, na ni namna gani itajiendesha, uwezekano wa kukumbana na matatizo mapema huwa mkubwa (ILO, n.d.).

Hitaji la kwanza kwa mjasiriamali anayeanza ni kuwa na wazo la biashara linalotatua tatizo halisi. Biashara nyingi zinazodumu ni zile zinazotatua hitaji la watu kwa uhalisia. Hii inaweza kuwa kutoa bidhaa bora kwa bei nafuu, huduma ya haraka, upatikanaji rahisi wa kitu ambacho watu wanakihitaji, au kuboresha huduma inayotolewa vibaya na wengine. Mjasiriamali anapaswa kujiuliza: Je, ninauza kitu ambacho watu wanakihitaji kweli? Je, ninatatua tatizo gani? Je, mteja atachagua bidhaa au huduma yangu kwa sababu gani? Maswali haya ni ya msingi sana kwa sababu huondoa biashara za kubahatisha na kuweka msingi wa biashara yenye mantiki (ILO, 2014).

Hitaji la pili ni uelewa wa soko. Mtu hawezi kuuza kwa mafanikio bila kujua anamuuzia nani. Utafiti wa soko si lazima uwe wa gharama kubwa. Mara nyingi unaweza kuanza kwa kuzungumza na watu, kutembelea eneo la biashara, kuangalia tabia za wateja, kufuatilia bei za washindani, na kugundua bidhaa au huduma zipi zinakubalika zaidi. Utafiti wa soko humsaidia mjasiriamali kujua ikiwa kuna wateja wa kutosha, kama bei inayopangwa inakubalika, na kama ushindani uliopo unaacha nafasi ya utofauti (ILO, 2014). Shirika la Kazi Duniani linaonyesha kuwa ujuzi wa biashara kama marketing, costing, na record keeping humsaidia mjasiriamali kuendesha biashara kwa ufanisi na kuepuka makosa ya gharama kubwa (ILO, 2014).

Hitaji la tatu ni mpango wa matumizi ya rasilimali. Mjasiriamali mpya anatakiwa kujua ana mtaji kiasi gani, atautumiaje, na ni matumizi gani ya lazima dhidi ya ya hiari. Tatizo la kawaida kwa wanaoanza ni kutumia fedha nyingi kwenye vitu vinavyoonekana vizuri lakini visivyoongeza thamani ya haraka kwa biashara. Mfano, mtu anaweza kutumia pesa nyingi kwa fremu ya bei kubwa, mapambo makubwa, au vifaa visivyo vya lazima kabla hajathibitisha kama soko lipo. Njia bora zaidi ni kuanza kwa gharama zinazodhibitika, kupima soko, na kisha kuongeza uwekezaji kadri biashara inavyojijenga (ILO, n.d.).

Hitaji la nne ni uelewa wa urasmi wa biashara. Hata kama biashara inaanza kwa kiwango kidogo, ni muhimu kujua mapema masharti ya kuisajili na kuiendesha kwa mujibu wa sheria. BRELA inaeleza kuwa usajili wa jina la biashara unahitaji masharti kama jina la biashara linalokubalika kisheria, mwombaji kuwa Mtanzania, awe na umri kuanzia miaka 18, kuwa na NIN, namba ya simu iliyosajiliwa ya kwake binafsi, baruapepe hai, anuani ya eneo la biashara, na anuani ya makazi ya mmiliki au wamiliki wa biashara (BRELA, n.d.). Haya ni mambo ambayo mjasiriamali anatakiwa kuyafahamu mapema ili biashara isije ikakwama baadaye kutokana na kukosa utaratibu rasmi (BRELA, n.d.).

Hitaji la tano ni utayari wa kujifunza. Biashara si kitu unachokijua mara moja na kukimaliza. Kila hatua huja na changamoto zake. Siku ya kwanza unaweza kujifunza jinsi ya kupata wateja. Mwezi wa pili unaweza kujifunza jinsi ya kuzuia matumizi yasiyo ya lazima. Mwaka wa kwanza unaweza kujifunza jinsi ya kusimamia wafanyakazi au namna ya kupanua biashara. Mjasiriamali anayejua kila kitu huwa hatari kwa biashara yake mwenyewe, kwa sababu hukosa nafasi ya kubadilika na kuboresha (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Tuchukue mfano wa Asha ambaye alitaka kuanzisha biashara ya kuuza juisi na vitafunwa karibu na kituo cha daladala. Badala ya kuanza kwa kukodisha duka kubwa, Asha alianza kwa wiki mbili za uchunguzi. Aliangalia ni nyakati gani watu walikuwa wengi, walinunua nini zaidi, na bei gani zilionekana kukubalika. Aligundua kwamba asubuhi watu walitaka vitafunwa vya haraka, lakini mchana walipendelea juisi baridi na maandazi. Kutokana na taarifa hiyo, akaanza kwa bidhaa chache, akatenga bajeti ndogo ya kununua malighafi, na akaweka daftari la kuandika mauzo ya kila siku. Baada ya miezi michache, aligundua ladha zipi zinauza zaidi na muda gani wa kuongeza bidhaa. Hapo ndipo alianza kufikiria kupanua biashara. Huu ni mfano mzuri wa kutumia kanuni za utafiti wa soko, udhibiti wa gharama, na uwekaji wa kumbukumbu ambazo zinapendekezwa katika mafunzo ya usimamizi wa biashara ndogo (ILO, 2014; ILO, n.d.-a).

Somo kubwa hapa ni kwamba mjasiriamali anayeanza biashara asikimbilie kuonekana mkubwa kabla hajawa imara. Kuanzia kwenye msingi sahihi ni bora kuliko kuanza kwa mwonekano mkubwa usio na mfumo. Biashara inayojengwa kwa maandalizi ina nafasi nzuri ya kuhimili changamoto kuliko biashara inayojengwa kwa pupa (ILO, n.d.).

2. Vitu Muhimu Kila Mjasiriamali Anatakiwa Kuwa Navyo

Kila mjasiriamali anatakiwa kuwa na vitu fulani vya msingi vinavyomwezesha kusimamia biashara kwa ufanisi. Vitu hivi si vya anasa, bali ni nyenzo za lazima za kumsaidia kuelewa biashara yake, kufanya maamuzi sahihi, na kujenga mwelekeo wa muda mrefu (ILO, 2014). Baadhi ya vitu hivyo ni vya kiakili, baadhi ni vya kiutendaji, na baadhi ni vya kimuundo.

Kitu cha kwanza ni maono ya biashara. Maono ni picha ya baadaye unayotaka kuiona kupitia biashara yako. Bila maono, biashara huendeshwa kwa mazoea na matukio ya kila siku. Mjasiriamali mwenye maono anajua anaanzia wapi na anataka kufika wapi. Anaweza kuanza kwa meza ndogo ya kuuza bidhaa, lakini akawa na lengo la baadaye la kuwa na duka kamili, kusambaza bidhaa kwa wauzaji wengine, au kujenga chapa inayotambulika eneo lote. Maono yanasaidia kufanya maamuzi ya leo kwa kuzingatia kesho (ILO, n.d.).

Kitu cha pili ni malengo yanayopimika. Maono ni makubwa, lakini malengo ndiyo hatua za kulifikia. Mjasiriamali anapaswa kujiwekea malengo ya wazi kama kuongeza wateja 20 kwa mwezi, kuuza kiasi fulani cha bidhaa kwa wiki, kupunguza gharama za uendeshaji, au kuanza kuweka akiba ya biashara. Malengo yakikosekana, ni rahisi kufanya kazi nyingi bila kujua kama biashara inasonga mbele au inazunguka palepale (ILO, n.d.-b).

Kitu cha tatu ni kumbukumbu za biashara. Hili ni eneo ambalo biashara nyingi ndogo hukosea. Watu wengi huendesha biashara kwa kukumbuka kichwani badala ya kuandika. ILO inaeleza kuwa kuweka kumbukumbu ni muhimu kwa biashara ndogo kwa sababu humsaidia mjasiriamali kufuatilia mapato, matumizi, madeni, mali, na mwenendo wa biashara yake kwa ujumla (ILO, n.d.-a). Bila kumbukumbu, ni vigumu kujua kama biashara ina faida, ni bidhaa zipi zinauza zaidi, au ni wapi fedha zinapotea (ILO, n.d.-a). Kumbukumbu si lazima ziwe za mfumo mgumu; hata daftari rahisi linaweza kuwa mwanzo mzuri.

Kitu cha nne ni nidhamu ya fedha. Wajasiriamali wengi huangusha biashara zao kwa kuchanganya pesa za biashara na matumizi binafsi. Hii ni hatari kwa sababu biashara inapoteza mtaji taratibu huku mwenye biashara akidhani kila kitu kiko sawa. Nidhamu ya fedha inahusisha kutenganisha pesa za biashara na za nyumbani, kujipa kiwango maalum cha matumizi binafsi, na kuepuka kuchukua fedha za biashara kiholela. Hiki ni kitu kidogo kinachoonekana cha kawaida, lakini kina athari kubwa sana kwa maisha ya biashara (ILO, 2014; ILO, n.d.-a).

Kitu cha tano ni uelewa wa mteja. Biashara haiishi kwa bidhaa tu; inaishi kwa mteja. Mjasiriamali anatakiwa kujua mteja wake ni nani, anapendelea nini, ananunua kwa wakati gani, ana uwezo gani wa kifedha, na ni nini humfanya arudi tena. Mteja si namba tu ya mauzo; ni chanzo cha taarifa muhimu kuhusu biashara. Mjasiriamali anayesikiliza wateja hupata faida ya kuboresha bidhaa, bei, huduma, na hata mfumo wa utoaji (ILO, 2014).

Kitu cha sita ni uwezo wa kujitathmini. Biashara huleta changamoto nyingi, na si kila changamoto inasababishwa na mazingira ya nje. Wakati mwingine tatizo ni mfumo wa mwenye biashara mwenyewe. Labda bei zimepangwa vibaya. Labda huduma kwa wateja ni dhaifu. Labda bidhaa hazina utofauti. Mjasiriamali anayejitathmini kwa uaminifu huwa na nafasi kubwa ya kurekebisha mapungufu mapema (ILO, n.d.-b).

Tutazame mfano wa John ambaye alikuwa na duka la kuuza vifaa vya simu. Kila siku aliona wateja wanaingia na mauzo yakifanyika, hivyo aliamini biashara yake ilikuwa inafanya vizuri. Tatizo lilikuwa kwamba hakuwa na daftari la mauzo wala matumizi. Alikuwa anachukua pesa kwenye droo kwa matumizi ya nyumbani, ananunua bidhaa bila kulinganisha bei za wasambazaji, na hakujua ni bidhaa zipi zilikuwa zinaleta faida kubwa zaidi. Baada ya kushauriwa, alianza kuandika mauzo yote, gharama za ununuzi, na matumizi mengine ya biashara. Ndani ya miezi michache aligundua kuwa baadhi ya bidhaa zilikuwa zinauza sana lakini faida yake ilikuwa ndogo sana, huku bidhaa nyingine chache zikiwa na faida nzuri zaidi. Alibadilisha mfumo wa ununuzi, akapunguza matumizi holela, na biashara yake ikaanza kuwa na faida halisi. Huu ni mfano halisi wa umuhimu wa record keeping na costing katika usimamizi wa biashara ndogo (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo hapa ni kwamba biashara haiwezi kuendeshwa kwa hisia au kwa kutegemea kumbukumbu ya kichwa. Vitu muhimu kwa mjasiriamali si bidhaa tu, bali ni maono, malengo, kumbukumbu, nidhamu, na uwezo wa kuelewa biashara yake kwa data na uhalisia (ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

3. Mahitaji ya Msingi kwa Wajasiriamali

Mahitaji ya msingi kwa wajasiriamali yanaweza kueleweka vizuri zaidi yakigawanywa katika makundi. Njia hii humsaidia mjasiriamali kutambua kwamba biashara yenye mafanikio haijengwi na kipengele kimoja, bali na mkusanyiko wa maeneo muhimu yanayosaidiana. Kwa ujumla, mahitaji haya yanaweza kugawanywa katika maeneo ya kisheria, kifedha, kiutendaji, kimkakati, na kibinafsi (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Katika eneo la kisheria, mjasiriamali anahitaji kuelewa biashara yake inatambulikaje kisheria. Tanzania, BRELA ndiyo taasisi inayosimamia usajili wa majina ya biashara na kampuni, huku mfumo wa ORS ukiwezesha huduma za usajili wa jina la biashara, mabadiliko ya taarifa, ulipaji wa ada za matunzo ya mwaka, na huduma nyingine zinazohusiana na usajili (BRELA ORS, n.d.). Hili ni jambo la msingi kwa sababu biashara rasmi hujenga uaminifu, hufungua fursa za mikopo, huwezesha mkataba rasmi na wadau wengine, na husaidia kuepuka migogoro ya jina au umiliki wa biashara (BRELA, n.d.; BRELA ORS, n.d.).

Katika eneo la kifedha, hitaji kuu si kuwa na mtaji tu, bali kuwa na mfumo wa kuutumia mtaji kwa busara. Mjasiriamali anatakiwa kujua gharama za kuanza, gharama za kuendesha biashara kila siku, bei ya bidhaa au huduma, na kiwango kinachobaki kama faida. ILO inaeleza kuwa costing ni moja ya stadi muhimu za usimamizi wa biashara kwa sababu humsaidia mjasiriamali kuepuka kufanya makosa ya bei au matumizi yasiyofaa (ILO, 2014). Mtu anaweza kuwa na wateja wengi lakini akashindwa kufanikiwa kwa sababu hajui gharama halisi ya huduma au bidhaa anazouza (ILO, 2014).

Katika eneo la kiutendaji, mjasiriamali anahitaji mfumo wa kazi unaoeleweka. Mfumo huu unahusisha namna bidhaa au huduma inavyopatikana, jinsi inavyowafikia wateja, jinsi mauzo yanavyorekodiwa, namna stoo inavyosimamiwa, na jinsi huduma kwa wateja inavyotolewa. Biashara nyingi ndogo huanza kwa kutegemea juhudi za mwenye biashara pekee, lakini kadri biashara inavyokua, mfumo unakuwa muhimu zaidi kuliko juhudi za mtu mmoja (ILO, n.d.-b). Hii ndiyo sababu mjasiriamali anatakiwa mapema kujifunza kuweka taratibu, hata kama ni taratibu rahisi.

Katika eneo la kimkakati, mjasiriamali anahitaji kujua tofauti ya biashara yake sokoni. Si kila biashara inapaswa kushindana kwa bei ya chini. Wengine wanaweza kushindana kwa ubora, huduma ya haraka, upatikanaji rahisi, uaminifu, au uzoefu mzuri wa mteja. Mkakati unamsaidia mjasiriamali kujua namna ya kujitofautisha na namna ya kukua. Programu ya SIYB ya ILO imejengwa kusaidia biashara si tu kuanza, bali pia kuboresha na kupanuka kwa kutumia mbinu za usimamizi na mipango ya ukuaji (ILO, n.d.).

Katika eneo la kibinafsi, mjasiriamali anahitaji sifa za ndani zinazomsaidia kubeba safari ya biashara. Hapa tunazungumzia uvumilivu, nidhamu, uwezo wa kufanya maamuzi, utayari wa kujifunza, na ustahimilivu wa changamoto. Biashara si mstari ulionyooka. Kuna siku za faida, siku za hasara, wateja wanaolalamika, na mipango isiyokwenda kama ulivyotarajia. Mjasiriamali asiyejenga uthabiti wa ndani huwa katika hatari ya kuvunjika moyo mapema (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Mfano, Neema alifungua saluni ndogo katika mtaa unaokuwa kwa kasi. Mwanzoni, alikuwa anafanya kila kitu mwenyewe: kupokea wateja, kukata nywele, kusimamia fedha, kununua bidhaa, na kufanya usafi. Kadri wateja walivyoongezeka, alianza kuchoka na kukosea ratiba. Wateja walikuwa wanalalamika kuchelewa, bidhaa zilikuwa zinaisha bila taarifa, na fedha za biashara zilianza kutumika vibaya. Alipoanza kujifunza kuhusu mfumo wa biashara, aliweka daftari la mapato na matumizi, akaweka utaratibu wa kuhifadhi bidhaa, akaandika huduma zinazotolewa na bei zake, na baadaye akaajiri msaidizi mmoja. Ndani ya muda mfupi, biashara yake ilianza kuwa na mpangilio mzuri na wateja waliongezeka zaidi. Mfano huu unaendana na msisitizo wa ILO kuhusu umuhimu wa kupanga biashara, kuweka kumbukumbu, na kuboresha uzalishaji pamoja na usimamizi wa watu (ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b; ILO, 2014).

Somo kuu ni kwamba mahitaji ya msingi ya mjasiriamali hayaishii kwenye mtaji au bidhaa. Mjasiriamali anahitaji muunganiko wa urasmi, usimamizi wa fedha, mfumo wa kazi, mkakati wa soko, na uthabiti binafsi. Haya yote yanapowekwa pamoja, biashara huwa na nafasi kubwa ya kukua kwa utaratibu (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a; ILO, n.d.; ILO, 2014).

4. Mahitaji ya Lazima kwa Mjasiriamali wa Kisasa

Mjasiriamali wa kisasa yuko kwenye mazingira ya biashara yaliyobadilika sana ukilinganisha na miaka ya nyuma. Leo, wateja wana taarifa nyingi zaidi, ushindani ni mkubwa zaidi, na teknolojia imebadili namna biashara zinavyoanzishwa, zinavyotangazwa, na zinavyosimamiwa. Hivyo, mahitaji ya lazima kwa mjasiriamali wa kisasa hayaishii kwenye mtaji na bidhaa pekee, bali yanahusisha pia uwezo wa kutumia taarifa, kujenga uwepo wa kidijitali, kusimamia uhusiano na wateja, na kubadilika kwa haraka kadri soko linavyobadilika (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Hitaji la kwanza la lazima ni uwepo wa kidijitali. Katika zama za sasa, biashara isiyoonekana kidijitali hupoteza sehemu kubwa ya wateja wanaotafuta huduma na bidhaa kwa njia ya simu au mitandao ya kijamii. Uwepo wa kidijitali unaweza kuwa rahisi kabisa, kama kutumia WhatsApp Business, kuwa na ukurasa wa Instagram au Facebook, kutumia TikTok kwa bidhaa zinazohitaji kuonekana kwa picha au video, au kuweka taarifa za biashara kwenye majukwaa yanayorahisisha watu kuijua biashara yako. Uwepo huu unasaidia biashara kuonekana, kuaminika, na kupatikana kwa urahisi. Kwa mjasiriamali wa leo, kutokuwa mtandaoni mara nyingi ni sawa na kujificha mbele ya wateja wanaokutafuta (ILO, n.d.).

Hitaji la pili ni uwezo wa mawasiliano ya biashara. Mjasiriamali wa kisasa anapaswa kujua namna ya kuwasiliana kwa uwazi, kwa haraka, na kwa heshima. Wateja wa leo hawataki majibu ya mzunguko, yasiyoeleweka, au yanayochelewa bila sababu. Wanahitaji kujua bei, faida ya bidhaa, namna ya kupata huduma, muda wa kupokea bidhaa, na namna ya kulipa. Hivyo, uwezo wa kuandika ujumbe mfupi lakini unaoeleweka, kujibu maswali ya wateja kwa weledi, na kushughulikia malalamiko bila hasira ni sehemu ya lazima ya biashara ya kisasa (ILO, 2014).

Hitaji la tatu ni uwezo wa kutumia taarifa kufanya maamuzi. Hapa hatuzungumzii lazima mfumo mkubwa wa takwimu, bali kutumia taarifa rahisi zinazopatikana kila siku. Mjasiriamali wa kisasa anatakiwa kujua bidhaa zipi zinauza zaidi, wateja wengi huja saa gani, ni njia ipi ya matangazo inaleta matokeo zaidi, na ni wapi fedha nyingi zinatumika bila ulazima. Huu ndio msingi wa kufanya maamuzi kwa kutumia data badala ya hisia. ILO inaonyesha kuwa uwekaji wa kumbukumbu na upangaji wa biashara husaidia sana katika kufanya maamuzi ya uendeshaji na ukuaji wa biashara (ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

Hitaji la nne ni uwezo wa kujitofautisha sokoni. Ushindani unapokuwa mkubwa, haiwezekani biashara ishinde kwa kuwepo tu. Mjasiriamali wa kisasa anatakiwa kujua ni nini kinamfanya awe tofauti. Tofauti hiyo inaweza kuwa ubora wa bidhaa, usafi wa vifungashio, huduma ya haraka, heshima kwa wateja, uwazi wa bei, au huduma ya usafirishaji. Mkakati wa kujitofautisha unasaidia biashara isishindane kwa bei pekee, kwa sababu ushindani wa kupunguza bei kila mara unaweza kuua faida ya biashara kwa muda mrefu (ILO, 2014).

Hitaji la tano ni uwezo wa kubadilika kwa haraka. Soko la leo hubadilika haraka kutokana na teknolojia, mabadiliko ya tabia za wateja, ushindani, na hata mazingira ya uchumi. Mjasiriamali wa kisasa hawezi kushikilia njia moja tu ya kufanya biashara bila kuangalia kama bado inafanya kazi. Uwezo wa kubadilika unaweza kuonekana kwa kuhamia kuuza mtandaoni baada ya kuona wateja wengi wako huko, kuongeza huduma ya usafirishaji, kuboresha vifungashio, au kubadilisha saa za biashara kulingana na tabia ya wateja. Ujasiriamali wa leo unahitaji akili inayoweza kujifunza na kurekebisha mbinu kwa wakati (ILO, n.d.).

Hitaji la sita ni uelewa wa taratibu rasmi na kodi katika mazingira ya sasa ya biashara. Biashara ya kisasa, hata ikianza ndogo, inapaswa kuwa na mwelekeo wa kuwa rasmi. TRA inaeleza kuwa kuanzisha biashara kunahusisha wajibu wa kupata TIN na kutambua mahitaji ya msingi ya kodi kulingana na aina ya biashara inayofanywa (TRA, n.d.-a). Uelewa huu ni muhimu kwa sababu biashara inayotaka kukua, kufanya kazi na taasisi rasmi, kupata mikopo, au kuingia kwenye mikataba mikubwa inahitaji kuonyesha uhalali wake wa kisheria na kifedha (TRA, n.d.-a; BRELA, n.d.).

Fikiria mfano wa Kelvin, aliyekuwa anauza viatu vya kiume kwenye duka dogo. Mwanzoni alitegemea watu wanaopita dukani pekee. Hata hivyo, aligundua kwamba wateja wengi walikuwa wanaulizia ukubwa, bei, na muonekano wa viatu kupitia WhatsApp, lakini wengi walikuwa hawafiki dukani. Alipoanza kutumia WhatsApp Business kuweka picha safi, bei wazi, maelezo ya ukubwa, na mfumo wa kujibu haraka, idadi ya oda iliongezeka. Baadaye akaongeza huduma ya kutuma bidhaa kwa boda ndani ya mji. Pia alianza kuandika ni aina gani ya viatu vinauza zaidi kwa wiki, na akagundua kuwa rangi fulani na size fulani zilikuwa na mwendo mkubwa kuliko nyingine. Hapo alibadilisha mfumo wake wa kuagiza mzigo na kupunguza bidhaa zilizokuwa zinalaza mtaji. Huu ni mfano unaoonyesha umuhimu wa uwepo wa kidijitali, mawasiliano bora, na matumizi ya kumbukumbu katika biashara ya kisasa (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo kuu hapa ni kwamba biashara ya leo inahitaji mjasiriamali wa leo. Kuwa na bidhaa nzuri pekee haitoshi; lazima pia ujue namna ya kuonekana, kuwasiliana, kujitofautisha, na kubadilika. Mjasiriamali asiyokubali kujifunza njia za kisasa za uendeshaji na mawasiliano anaweza kubaki nyuma hata kama ana bidhaa nzuri (ILO, n.d.; ILO, 2014).

5. Siri ya Mafanikio

Watu wengi hupenda kuuliza, “Siri ya mafanikio katika biashara ni nini?” Swali hili ni muhimu kwa sababu karibu kila anayeanza biashara hutamani kufanikiwa. Hata hivyo, ukweli ni kwamba siri ya mafanikio si jambo la kichawi au la ghafla. Mara nyingi mafanikio ya biashara ni matokeo ya kufanya mambo ya msingi kwa usahihi na kwa uthabiti kwa muda mrefu. Hivyo, siri ya mafanikio kwa kila mjasiriamali ni mchanganyiko wa mwelekeo sahihi, tabia sahihi, na mfumo sahihi (ILO, 2014).

Kwanza, mafanikio huanza na mwelekeo sahihi. Mjasiriamali anatakiwa kujua kwanini anafanya biashara, anamlenga nani, na anataka kufika wapi. Bila mwelekeo, biashara huendeshwa kwa mazoea na msukumo wa kila siku. Mwelekeo sahihi humwezesha mjasiriamali kufanya maamuzi ya kuchagua bidhaa, eneo, wateja, na mkakati wa masoko kwa kuzingatia lengo la muda mrefu. ILO inaonyesha kuwa kupanga biashara ni sehemu muhimu ya mafanikio, kwa sababu humsaidia mjasiriamali kuona taswira ya biashara yake na kuchukua hatua kulingana na malengo badala ya kubahatisha (ILO, n.d.-b).

Pili, siri ya mafanikio iko kwenye tabia sahihi za mjasiriamali. Hapa tunazungumzia nidhamu, uaminifu, uvumilivu, uthabiti, na utayari wa kujifunza. Watu wengi wanaweza kuanza biashara kwa nguvu, lakini si wengi wanaoweza kudumu. Biashara hujaribu tabia ya mtu kila siku. Kuna wakati wa faida, kuna wakati wa hasara, kuna mteja anayelalamika, kuna mpango unaoshindwa. Mjasiriamali mwenye tabia nzuri huwa ana uwezo wa kushughulikia hali hizi kwa utulivu na kujifunza badala ya kuvunjika moyo au kufanya maamuzi ya papara (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Tatu, siri ya mafanikio iko kwenye mfumo wa biashara. Mfumo mzuri unahusisha kupanga, kuweka kumbukumbu, kujua gharama, kufuatilia stoo, kusimamia wateja, na kupima maendeleo ya biashara. Wajasiriamali wengi hushindwa si kwa sababu hawana bidii, bali kwa sababu hawana mfumo unaowezesha bidii yao kuzaa matokeo. ILO inaonyesha kuwa maeneo kama record keeping, costing, marketing, buying and stock control, na planning for your business ni sehemu za msingi za uendeshaji mzuri wa biashara (ILO, 2014; ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b). Hii ina maana kwamba mafanikio si suala la kufanya kazi kwa bidii tu, bali ni suala la kufanya kazi kwa akili na kwa utaratibu.

Nne, siri ya mafanikio ni kudhibiti makosa yanayozuilika. Biashara nyingi hupoteza nguvu si kwa sababu ya tatizo moja kubwa, bali kwa sababu ya makosa madogo yanayorudiwa kila siku. Makosa hayo yanaweza kuwa kuchanganya pesa za biashara na za nyumbani, kununua stoo kupita kiasi, kutokujua bidhaa zipi zina faida, kupuuza huduma kwa wateja, au kushindwa kufuatilia deni. Haya yote ni makosa yanayoweza kuzuilika kwa kuwa na mfumo mzuri. Hivyo, siri ya mafanikio wakati mwingine si kuongeza mapato kwanza, bali ni kupunguza upotevu na kuboresha usimamizi wa kile kilichopo tayari (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Tano, mafanikio ya biashara yanahitaji uwezo wa kusimamia watu na mahusiano. Biashara haijiendeshi kwenye ombwe. Kuna wateja, wasambazaji, wafanyakazi, washirika, na wadau wengine. Jinsi mjasiriamali anavyowasiliana, anavyoshughulikia changamoto, na anavyotunza uaminifu ina athari kubwa katika ukuaji wa biashara. ILO imeweka people and productivity kama eneo muhimu katika kuboresha biashara, jambo linaloonyesha kuwa usimamizi wa watu ni sehemu ya msingi ya mafanikio ya muda mrefu (ILO, n.d.).

Tuchukue mfano wa mmiliki wa mgahawa mdogo aliyeitwa Mariam. Mwanzoni, Mariam alikuwa na wateja wengi na chakula chake kilipendwa. Hata hivyo, alikuwa na tabia ya kuchukua pesa ya biashara kila siku kwa matumizi ya nyumbani bila kuhesabu kiasi gani biashara inabaki nacho. Pia hakuwa na rekodi ya matumizi ya jikoni, hivyo hakujua ni siku zipi biashara ilikuwa inaleta faida kubwa na zipi ilikuwa inapoteza. Baada ya kushauriwa, alijipangia mshahara mdogo wa kila wiki kutoka kwenye biashara badala ya kuchukua fedha kiholela. Akaanza kuandika manunuzi ya mchele, mafuta, nyama, gesi, na mapato ya kila siku. Ndani ya muda mfupi aligundua kwamba baadhi ya vyakula vilikuwa vinapendwa lakini faida yake ilikuwa ndogo sana kwa sababu gharama ya kutengeneza ilikuwa kubwa. Alibadilisha menyu kidogo, akapunguza upotevu wa malighafi, na akaweka utaratibu wa huduma kwa wateja. Matokeo yake, biashara ilianza kuwa thabiti zaidi. Huu ni mfano wa jinsi nidhamu, record keeping, na costing vinavyoweza kubadili biashara bila hata kuongeza mtaji mkubwa (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo la msingi ni kwamba siri ya mafanikio si bahati. Ni tabia ya kufanya mambo ya msingi kwa usahihi, kuyarudia kwa uthabiti, na kurekebisha mapungufu mapema. Mjasiriamali anayejenga mfumo, anayejifunza, na anayeshughulikia makosa madogo kabla hayajawa makubwa huwa na nafasi nzuri zaidi ya kufanikiwa (ILO, n.d.-b; ILO, 2014).

6. Mjasiriamali Anahitaji Nini Ili Kufanikiwa?

Ili mjasiriamali afanikiwe, anahitaji zaidi ya kuwa na bidhaa au huduma. Mafanikio hutokana na mchanganyiko wa mambo ya ndani ya mtu binafsi na mambo ya nje ya biashara yake. Mambo ya ndani ni kama tabia, fikra, nidhamu, na uwezo wa kufanya maamuzi. Mambo ya nje ni kama soko, wateja, sheria, ushindani, na upatikanaji wa rasilimali. Mjasiriamali mwenye mafanikio huwa anajua namna ya kuunganisha vipengele hivi viwili kwa njia inayosaidia biashara kusonga mbele (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Jambo la kwanza anachohitaji ni utayari wa kujifunza kila wakati. Biashara ni shule isiyoisha. Kila siku mjasiriamali hujifunza kitu kipya kutoka kwa wateja, washindani, makosa yake mwenyewe, na mabadiliko ya soko. Mtu anayodhani tayari anajua kila kitu hujikosesha nafasi ya kukua. ILO inaonyesha kuwa stadi za biashara kama kupanga, kuweka kumbukumbu, kufanya masoko, na kujua gharama ni mambo yanayoweza kujifunzwa na kuboreshwa, si vipaji vya kuzaliwa navyo pekee (ILO, 2014). Hii ina maana kwamba mafanikio yanahitaji unyenyekevu wa kujifunza.

Jambo la pili ni uvumilivu. Biashara nyingi hazitoi matokeo makubwa siku za mwanzo. Kuna kipindi cha kutafuta wateja, kujenga uaminifu, kujua bidhaa ipi inakubalika, na kurekebisha mifumo ya ndani. Watu wengi huacha mapema kwa sababu walitarajia matokeo ya haraka kupita kiasi. Uvumilivu wa mjasiriamali humsaidia kuendelea kufanya maboresho hata pale ambapo matokeo bado hayajawa makubwa sana (ILO, n.d.).

Jambo la tatu ni nidhamu ya usimamizi wa fedha. Hili ni eneo muhimu sana kwa sababu biashara nyingi huonekana zinafanya vizuri wakati kumbe fedha zinavuja kila siku. Nidhamu ya fedha inahusisha kupanga matumizi, kutenganisha fedha za biashara na matumizi binafsi, kuweka akiba ya dharura, na kufuatilia mapato na matumizi. ILO inaeleza wazi kuwa record keeping ni chombo muhimu cha kumsaidia mjasiriamali kuelewa hali halisi ya biashara yake na kufanya maamuzi bora ya kifedha (ILO, n.d.-a). Mafanikio ya biashara hayawezi kudumu ikiwa fedha hazisimamiwi kwa uwazi.

Jambo la nne ni uwezo wa kuelewa mteja. Mjasiriamali anayefanikiwa hajaribu kulazimisha soko limwelewe; yeye hujitahidi kulielewa soko. Hii inahusisha kusikiliza maoni ya wateja, kuelewa tabia zao za manunuzi, kujua mahitaji yao halisi, na kuboresha huduma au bidhaa kulingana na taarifa hizo. Biashara inayoweka mteja katikati huwa na nafasi kubwa ya kupata wateja wanaorudi tena, na wateja wanaorudi tena ni msingi wa ukuaji wa muda mrefu (ILO, 2014).

Jambo la tano ni uwezo wa kupanga na kupima maendeleo. Mafanikio hayawezi kupimwa kwa hisia tu. Mjasiriamali anatakiwa kuwa na malengo ya wazi na njia ya kuyapima. Anaweza kupima kwa kuangalia mauzo, faida, idadi ya wateja wanaorudi, kasi ya mzunguko wa stoo, au kupungua kwa malalamiko ya wateja. Kupanga na kupima ni sehemu ya msingi ya usimamizi wa biashara kwa sababu humsaidia mjasiriamali kujua kama juhudi zake zinaelekea kwenye matokeo yanayotakiwa (ILO, n.d.-b).

Jambo la sita ni uthubutu wa kufanya maamuzi na kuyawajibikia. Biashara huja na maamuzi mengi: kuamua bidhaa gani kuuza, bei gani kuweka, ni lini kuongeza bidhaa, ni lini kupunguza matumizi, au ni lini kubadilisha eneo au mkakati. Mjasiriamali anayefanikiwa si yule anayefanya maamuzi yote sahihi kila mara, bali ni yule anayefanya maamuzi kwa taarifa alizonazo, anafuatilia matokeo, na yuko tayari kurekebisha pale anapoona hali imebadilika (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Mfano mzuri ni wa Musa, aliyekuwa akisambaza maji ya kunywa ofisini na kwenye maduka madogo. Mwanzoni alikuwa anapokea oda bila mfumo wowote maalum. Wateja wengine walicheleweshewa, baadhi ya oda zilisahaulika, na wakati mwingine alikuwa anatuma maji mengi eneo lisilo na mahitaji makubwa huku eneo lenye mahitaji likikosa huduma. Alipogundua biashara inaanza kuyumba, hakukata tamaa. Badala yake, alianza kuandika ratiba ya maeneo, akaweka kumbukumbu ya oda za kila mteja, akatenga muda maalum wa kupokea oda, na akaweka namba maalum ya huduma kwa wateja. Baada ya muda, huduma ikawa bora zaidi na wateja wakaanza kurudi tena. Huu ni mfano wa jinsi kujifunza, kuvumilia, kupanga, na kusimamia taarifa za biashara vinavyoweza kuleta mafanikio (ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

Somo la hapa ni kwamba mjasiriamali hahitaji kitu kimoja tu ili kufanikiwa. Anahitaji akili ya kujifunza, moyo wa kuvumilia, nidhamu ya fedha, uwezo wa kuelewa soko, na mfumo wa kupima matokeo. Biashara inapokosa moja ya maeneo haya, huwa na mianya ya kuyumba; lakini maeneo haya yakisimamiwa vizuri, msingi wa mafanikio hujengwa taratibu na kwa uthabiti (ILO, n.d.; ILO, 2014).

7. Orodha ya Mahitaji Muhimu kwa Kila Mjasiriamali

Baada ya kujadili kwa kina vipengele mbalimbali vinavyohitajika katika biashara, ni muhimu pia kuweka mambo haya katika mfumo wa orodha ya kujipima. Orodha hii ni muhimu kwa sababu humsaidia mjasiriamali kuona kwa haraka ni maeneo gani tayari yapo sawa na ni maeneo gani bado yana mapungufu. Katika usimamizi wa biashara, kujipima mara kwa mara ni sehemu ya mchakato wa kuboresha utendaji na kupanga ukuaji wa baadaye (ILO, n.d.-b).

Mjasiriamali yeyote anapaswa kuwa na angalau mambo yafuatayo.

Kwanza, anapaswa kuwa na wazo la biashara linalotatua tatizo halisi. Bila kutatua tatizo au kujibu hitaji la watu, biashara hupata shida kujenga soko la kudumu (ILO, 2014).

Pili, anapaswa kuwa na maono ya biashara. Maono humsaidia kujua biashara yake inaelekea wapi na kwa nini anafanya anachofanya (ILO, n.d.).

Tatu, anapaswa kuwa na malengo yanayopimika. Malengo humwezesha kufuatilia kama biashara inakua au la, na humsaidia kubadilisha mbinu inapobidi (ILO, n.d.-b).

Nne, anapaswa kuwa na uelewa wa soko na wateja. Mjasiriamali anapaswa kujua mteja wake ni nani, anahitaji nini, anaweza kununua kwa bei gani, na ni kitu gani humfanya arudi tena (ILO, 2014).

Tano, anapaswa kuwa na mpango wa mtaji na matumizi. Si lazima mtaji uwe mkubwa, lakini lazima uwe na mpango wa wazi wa matumizi yake na namna utakavyolindwa (ILO, 2014).

Sita, anapaswa kuwa na kumbukumbu za biashara. Hapa tunazungumzia rekodi za mauzo, matumizi, madeni, stoo, na taarifa nyingine muhimu za biashara. ILO inaweka record keeping kama nguzo muhimu katika uboreshaji wa biashara ndogo (ILO, n.d.-a).

Saba, anapaswa kuwa na nidhamu ya fedha. Hii inahusisha kutenganisha pesa za biashara na za nyumbani, kuhesabu gharama kwa usahihi, na kujua faida halisi (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Nane, anapaswa kuwa na utaratibu rasmi wa biashara inapohitajika. Hii ni pamoja na usajili wa jina la biashara, TIN, na kufuata masharti ya msingi ya kisheria kulingana na aina ya biashara. BRELA inaeleza masharti ya msingi ya usajili wa jina la biashara, huku TRA ikieleza hatua za kuanza biashara kwa mtazamo wa mlipakodi (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a).

Tisa, anapaswa kuwa na mpango wa masoko. Hata biashara nzuri haiwezi kukua ikiwa watu hawaijui. Mjasiriamali anatakiwa kujua namna ya kuwafikia wateja wake na kueleza thamani ya bidhaa au huduma yake (ILO, 2014).

Kumi, anapaswa kuwa na huduma bora kwa wateja. Huduma nzuri ndiyo inayobadilisha mnunuzi wa mara moja kuwa mteja wa kudumu. Uaminifu wa mteja ni mtaji muhimu wa biashara ya muda mrefu (ILO, 2014).

Kumi na moja, anapaswa kuwa na mfumo wa kusimamia stoo au vifaa. Bila mfumo wa stoo, mtaji unaweza kufungwa kwenye bidhaa zisizotembea au kupotea bila mwenye biashara kujua (ILO, 2014).

Kumi na mbili, anapaswa kuwa na uwezo wa kujifunza na kubadilika. Soko likibadilika, mjasiriamali naye anatakiwa kubadilika kwa kutumia taarifa mpya na uzoefu wake (ILO, n.d.).

Kumi na tatu, anapaswa kuwa na mtandao wa ushauri na msaada. Hata mjasiriamali hodari anahitaji kushauriwa, kujifunza kutoka kwa wengine, au kuuliza pale asipojua. Biashara si safari ya kujifungia peke yako kila wakati; kujifunza kutoka kwa wengine hupunguza makosa yanayoweza kuzuilika (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Kwa mfano, Fatuma alikuwa anauza bidhaa za urembo kupitia mitandao ya kijamii. Alipoamua kujipima, aligundua alikuwa na bidhaa nzuri na picha nzuri, lakini hakuwa na kumbukumbu nzuri za mauzo, hakuwa na bajeti rasmi, na hakuwa na mfumo wa kufuatilia wateja wanaorudi tena. Alipoanza kuweka daftari la oda, mapato, gharama za usafirishaji, na bidhaa zinazouzwa zaidi, aligundua kuwa baadhi ya bidhaa alizokuwa anazipenda binafsi hazikuwa na soko kubwa kama alivyodhani. Pia aligundua kuwa wateja wengi walikuwa wanarudi kwa bidhaa fulani maalum. Alipoongeza mkazo kwenye bidhaa zenye mwendo, kuboresha mawasiliano na wateja, na kuweka mfumo wa ufuatiliaji wa oda, biashara yake ikaanza kuwa imara zaidi. Huu ni ushahidi wa jinsi orodha ya kujipima inaweza kusaidia kubaini mapengo katika biashara na kuleta maboresho yenye matokeo (ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

Somo la hapa ni kwamba mjasiriamali anatakiwa kujipima mara kwa mara. Orodha ya mahitaji muhimu si orodha ya mapambo, bali ni chombo cha kujenga biashara iliyo na msingi mzuri. Ukiona kuna eneo hulijakamilisha, usikate tamaa; litambue, lipangie hatua, na liboreshe kwa vitendo. Ndiyo namna biashara hujengwa kwa utaratibu na kukua kwa uthabiti (ILO, n.d.-b; ILO, 2014).

9. Mahitaji ya Biashara kwa Kila Mjasiriamali Mpya

Mjasiriamali mpya mara nyingi huingia sokoni akiwa na nguvu, matumaini, na matarajio makubwa. Hata hivyo, kipindi cha mwanzo wa biashara ndicho kipindi chenye hatari kubwa zaidi kwa sababu ndipo makosa mengi ya msingi hutokea. Ndiyo maana ni muhimu sana kuelewa mahitaji ya biashara kwa mjasiriamali mpya ili ajenge msingi imara tangu siku za mwanzo. Msingi mbaya unapojengwa mapema, madhara yake huonekana baadaye wakati biashara inataka kukua lakini haina mfumo wa kuibeba (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Hitaji la kwanza kwa mjasiriamali mpya ni kuanza na biashara anayoielewa au yuko tayari kuijifunza kwa haraka. Si lazima mjasiriamali awe mtaalamu mkubwa kabla ya kuanza, lakini anatakiwa angalau kuelewa bidhaa au huduma yake, wateja wake wa mwanzo, changamoto zinazoweza kujitokeza, na namna ya kuendesha shughuli za msingi za biashara. Biashara usiyoielewa kabisa inaweza kukufanya utegemee sana kubahatisha, jambo ambalo huongeza hatari za hasara na maamuzi yasiyo sahihi (ILO, 2014).

Hitaji la pili ni kuanza kwa kiwango kinacholingana na uwezo halisi. Wajasiriamali wengi wapya hupenda kuanza kwa sura kubwa kuliko uwezo wa mfumo wao. Wanaweza kupanga ofisi kubwa, kununua vifaa vingi, au kukodisha eneo la gharama kubwa kabla hawajathibitisha kama soko lipo. Njia hii huweka presha kubwa kwa biashara changa. Kinyume chake, kuanza kwa kiwango kinachodhibitika humruhusu mjasiriamali kupima soko, kurekebisha makosa, na kujifunza bila kubeba mzigo mkubwa wa gharama za kudumu (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Hitaji la tatu ni kuwa na mtaji unaolindwa na unaopangwa. Si kila biashara inahitaji mtaji mkubwa, lakini kila biashara inahitaji mtaji unaotumika kwa kusudi. Mjasiriamali mpya anapaswa kujua ni fedha kiasi gani zinaenda kwenye bidhaa, usafiri, vifungashio, kodi au ada ndogo ndogo, mawasiliano, na akiba ya dharura. ILO inaonyesha kuwa costing ni muhimu kwa sababu humsaidia mjasiriamali kuelewa gharama halisi na kupanga bei kwa njia ya busara (ILO, 2014). Bila uelewa huu, ni rahisi mtu kuona anauza sana huku akipata faida ndogo au hata hasara.

Hitaji la nne ni uwekaji wa kumbukumbu tangu mwanzo. Hili ni jambo ambalo wengi hulisukuma mbele wakisema “nitapanga baadaye biashara ikikua.” Ukweli ni kwamba tabia ya kumbukumbu hujengwa mapema, si baadaye. Rekodi za mauzo, matumizi, deni, na stoo zinapaswa kuanza siku ya kwanza ya biashara, hata kama ni kwa daftari la kawaida (ILO, n.d.-a). Biashara inayokua bila kumbukumbu mara nyingi hupata ugumu mkubwa wa kuelewa ilikoanza kukosea.

Hitaji la tano ni kutambua mahitaji ya urasmi mapema. Hata kama biashara inaanza ndogo, mjasiriamali mpya anatakiwa kujua njia ya baadaye ya kuifanya iwe rasmi. BRELA inaweka wazi masharti ya msingi ya usajili wa jina la biashara, na mfumo wa ORS unawezesha huduma kama usajili, mabadiliko ya taarifa, na malipo ya ada za matunzo kwa njia ya mtandao (BRELA, n.d.; BRELA ORS, n.d.). TRA pia inaeleza hatua za msingi za kuanza biashara kwa upande wa kodi na ulipaji wa ushuru unaohusika (TRA, n.d.-a). Uelewa huu unamsaidia mjasiriamali mpya kujiandaa mapema badala ya kushtuka biashara inapokuwa imeanza kupata mwendo.

Hitaji la sita ni kuwa na mtazamo wa kujifunza kupitia maoni ya soko. Biashara mpya inahitaji unyumbufu. Bidhaa ulizodhani zitauza sana zinaweza zisikubalike, wakati kitu kidogo ambacho hukukipa uzito mkubwa kinaweza kuwa ndiyo kivutio kikuu cha wateja. Ndiyo maana mjasiriamali mpya anapaswa kuwa tayari kubadilisha mbinu, kurekebisha bei, kuboresha huduma, au hata kupunguza baadhi ya bidhaa kulingana na mrejesho wa soko (ILO, n.d.-b; ILO, 2014).

Mfano, Rehema alianza biashara ya kutengeneza na kuuza sabuni za kufulia. Alikuwa na shauku kubwa sana, hivyo mwanzoni alitaka kukopa pesa nyingi ili afungue duka kubwa. Lakini kabla hajafanya hivyo, aliamua kuanza kwa kutengeneza kiasi kidogo na kuuza kupitia majirani, vikundi vya WhatsApp, na baadhi ya maduka madogo ya karibu. Akaandika kiasi alichotengeneza, gharama ya malighafi, idadi ya sabuni alizouza, na maoni ya wateja kuhusu ubora na harufu. Ndani ya muda mfupi aligundua kuwa wateja wengi walipenda zaidi sabuni yenye harufu fulani maalum, na waliomba pia vifungashio vidogo vya bei nafuu. Badala ya kupanua haraka, alitumia taarifa hizo kuboresha bidhaa yake kwanza. Huu ni mfano mzuri wa kuanza kwa kiwango kinachodhibitika, kusikiliza soko, na kuweka kumbukumbu tangu mwanzo (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo la hapa ni kwamba mjasiriamali mpya hapaswi kushindana na ukubwa wa biashara za zamani; anatakiwa kujenga msingi wake vizuri. Anapolinda mtaji, kuweka kumbukumbu, kujifunza soko, na kuanza kwa kiwango kinachodhibitika, anaipa biashara yake nafasi kubwa ya kudumu na kukua kwa utaratibu (ILO, n.d.; BRELA, n.d.).

10. Nguzo Muhimu kwa Kila Mjasiriamali Mwenye Ndoto ya Mafanikio

Kila mjasiriamali mwenye ndoto ya mafanikio anahitaji nguzo ambazo zitabeba biashara yake hata inapokutana na changamoto. Ndoto peke yake haitoshi; inahitaji kubebwa na misingi inayoonekana katika maamuzi ya kila siku. Nguzo hizi ndizo zinazoamua kama ndoto itabaki kuwa hamu tu au itageuka kuwa biashara yenye athari na matokeo ya muda mrefu. Kwa msingi wa usimamizi wa biashara ndogo, nguzo muhimu zinajumuisha maono, nidhamu, maarifa, mfumo, uhusiano mzuri na wateja, na uwezo wa kukua kwa mpangilio (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Nguzo ya kwanza ni maono yaliyo wazi. Mjasiriamali mwenye ndoto ya mafanikio anatakiwa kujua ni aina gani ya biashara anayotaka kuijenga baada ya muda. Maono humsaidia kuvumilia hatua za mwanzo ambazo mara nyingi huwa ndogo na ngumu. Pia humsaidia kuchuja fursa zisizofaa na kuwekeza nguvu zake kwenye mambo yanayompeleka karibu na lengo lake (ILO, n.d.-b). Bila maono, mjasiriamali anaweza kukubali kila jambo linalokuja mbele yake na kupoteza mwelekeo wa biashara yake.

Nguzo ya pili ni nidhamu binafsi na ya kifedha. Nidhamu binafsi humsaidia mjasiriamali kuwahi, kutimiza ahadi, kusimamia muda, na kutekeleza mambo hata pale asipojisikia kufanya hivyo. Nidhamu ya kifedha humsaidia kulinda mtaji, kupanga matumizi, na kuepuka kuchanganya fedha za biashara na matumizi binafsi. ILO inaonyesha kuwa record keeping na costing ni sehemu kuu za kuboresha biashara kwa sababu hujenga nidhamu ya kuelewa fedha na mienendo ya biashara (ILO, n.d.-a; ILO, 2014). Hivyo, ndoto ya mafanikio haiwezi kustawi bila nidhamu.

Nguzo ya tatu ni maarifa na kujifunza kwa kuendelea. Biashara huleta masomo mapya kila wakati. Mjasiriamali mwenye ndoto ya mafanikio anahitaji kujifunza kuhusu soko, bei, ushindani, tabia za wateja, na hata taratibu za kisheria. Hapa ndipo mafunzo ya biashara, ushauri wa kitaalamu, na kujisomea vinapokuwa muhimu. ILO kupitia programu yake ya SIYB inaonyesha wazi kwamba biashara ndogo zinaweza kuboreshwa kwa kujifunza stadi za usimamizi kama kupanga, masoko, manunuzi, kumbukumbu, na tija (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Nguzo ya nne ni mfumo wa kazi unaoeleweka. Hata biashara ndogo sana inahitaji utaratibu. Mfumo unahusisha namna oda zinavyopokelewa, bidhaa zinavyohifadhiwa, fedha zinavyorekodiwa, na wateja wanavyohudumiwa. Biashara inayotegemea kumbukumbu ya kichwa au juhudi za siku hiyo bila utaratibu huwa ngumu kukua kwa sababu kila kitu kinamtegemea mtu mmoja. Mfumo mzuri hujenga ufanisi na hurahisisha hata baadaye kuajiri au kupanua biashara (ILO, n.d.-b).

Nguzo ya tano ni uaminifu na uhusiano mzuri na wateja. Biashara nyingi hukua kwa sababu watu wanaamini kile zinachotoa. Uaminifu hujengwa kwa kutoa bidhaa au huduma ya kweli, kutimiza ahadi, kuwa wazi kwenye bei, na kushughulikia changamoto kwa heshima. Uhusiano mzuri na wateja huzaa wateja wa kudumu, mapendekezo kwa wengine, na sifa nzuri ya biashara. Katika biashara ndogo, sifa njema ni moja ya rasilimali kubwa zaidi ambayo haiwezi kununuliwa kwa urahisi (ILO, 2014).

Nguzo ya sita ni utaratibu rasmi wa ukuaji. Mjasiriamali mwenye ndoto ya mafanikio anatakiwa kufikiria biashara yake kama kitu kitakachopanuka baadaye. Hivyo, mapema anatakiwa kuelewa taratibu za usajili na uendeshaji rasmi. BRELA inaonyesha kuwa usajili wa jina la biashara una masharti ya msingi yaliyo wazi, na mfumo wa ORS unarahisisha huduma nyingi za usajili kwa njia ya mtandao (BRELA, n.d.; BRELA ORS, n.d.). TRA pia inaweka mwongozo wa kuanza biashara kwa mtazamo wa mlipakodi (TRA, n.d.-a). Haya yote ni muhimu kwa sababu ndoto ya mafanikio inahitaji pia msingi wa kisheria na kifedha unaoweza kuhimili ukuaji wa baadaye.

Kwa mfano, Abdul alikuwa na ndoto ya kujenga biashara ya usambazaji wa matunda kwa hoteli na migahawa. Mwanzoni alianza kwa kuuza kiasi kidogo sokoni na kwa baadhi ya wateja wa kawaida. Tofauti yake kubwa ilikuwa kwamba alijenga mfumo mdogo lakini thabiti: aliandika oda zote, aliweka ratiba ya usambazaji, alifuatilia ubora wa matunda, na alihakikisha anatoa taarifa mapema kama kuna mabadiliko ya bei au upatikanaji. Wateja wake walimwamini kwa sababu alitimiza ahadi. Kadri biashara ilivyoongezeka, aliona umuhimu wa kuifanya rasmi zaidi ili apate nafasi ya kufanya kazi na taasisi kubwa. Hapo maono yake, nidhamu, mfumo, na uaminifu vilianza kuzaa matokeo. Huu ni mfano wa nguzo za mafanikio zinavyofanya kazi kwa pamoja (BRELA, n.d.; ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo kuu ni kwamba ndoto ya mafanikio inahitaji nguzo za kuibeba. Maono bila nidhamu huwa ndoto tu. Nidhamu bila maarifa inaweza kuwa juhudi zisizo na mwelekeo. Maarifa bila mfumo yanaweza kubaki nadharia. Lakini haya yote yanapounganishwa, biashara hupata nafasi halisi ya kukua na kuwa imara kwa muda mrefu (ILO, n.d.; ILO, n.d.-b).

11. Zana Muhimu kwa Kila Mjasiriamali wa Leo

Katika ulimwengu wa leo, mjasiriamali hahitaji tu ari ya kufanya kazi, bali pia zana sahihi za kumsaidia kuendesha biashara kwa ufanisi. Zana hizi si lazima ziwe za gharama kubwa; nyingi zinaweza kuwa rahisi kabisa lakini zikaleta tofauti kubwa. Kimsingi, zana muhimu kwa mjasiriamali wa leo ni zile zinazomsaidia kupanga, kurekodi, kuwasiliana, kufuatilia, na kufanya maamuzi bora. ILO imeonyesha kuwa stadi na mifumo ya biashara kama planning, record keeping, costing, marketing, na stock control ni sehemu kuu za kuboresha biashara ndogo (ILO, 2014; ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

Zana ya kwanza ni daftari au mfumo wa kumbukumbu. Hata kama biashara ni ndogo sana, lazima kuwe na mahali pa kuandika mauzo, matumizi, madeni, na stoo. Daftari la kawaida linaweza kutosha mwanzoni, lakini wengine wanaweza kutumia simu au karatasi za jedwali rahisi. Kilicho muhimu si uzuri wa mfumo, bali uthabiti wa kuutumia kila siku. ILO inaweka record keeping kama msingi wa uelewa wa biashara na wa kufanya maamuzi ya kifedha na kiutendaji (ILO, n.d.-a).

Zana ya pili ni simu janja yenye matumizi ya kibiashara. Leo simu si chombo cha mazungumzo tu; ni ofisi ndogo inayobebeka. Kupitia simu, mjasiriamali anaweza kupokea oda, kuwasiliana na wateja, kuweka picha za bidhaa, kufuatilia malipo, na kutunza mawasiliano ya biashara. Kwa biashara nyingi ndogo, simu yenye mpangilio mzuri inaweza kuwa zana muhimu sana ya masoko na huduma kwa wateja. Uwezo huu wa kuwasiliana kwa haraka na kwa uwazi ni sehemu ya biashara ya kisasa inayoongeza ushindani wa biashara ndogo (ILO, n.d.).

Zana ya tatu ni orodha ya bidhaa au huduma pamoja na bei zake. Wajasiriamali wengi huendesha biashara bila orodha iliyo wazi ya kile wanachouza na bei zake. Hili huleta mkanganyiko, maamuzi ya kubahatisha, na wakati mwingine tofauti ya bei kwa wateja bila sababu nzuri. Orodha ya bidhaa na bei humsaidia mjasiriamali kuwa thabiti, pia huwapa wateja uwazi unaojenga uaminifu. Kwa biashara ya kisasa, hata orodha rahisi kwenye simu au karatasi ni zana muhimu ya uendeshaji.

Zana ya nne ni kalenda au ratiba ya kazi. Mjasiriamali wa leo anahitaji kupanga muda wake vizuri. Kuna muda wa kuagiza bidhaa, muda wa kusambaza, muda wa kufuatilia malipo, muda wa kufanya matangazo, na muda wa kujibu wateja. Ratiba humsaidia mjasiriamali kupunguza kusahau mambo muhimu na kuboresha utendaji wa kila siku. ILO kupitia miongozo yake ya kupanga biashara inaonyesha umuhimu wa kupanga kwa mtazamo wa shughuli na malengo (ILO, n.d.-b).

Zana ya tano ni mfumo wa kufuatilia stoo au vifaa. Hii ni muhimu sana kwa biashara za bidhaa. Bila kufuatilia stoo, mjasiriamali anaweza kuagiza kupita kiasi, kupunguza bidhaa zinazoenda vizuri, au kushindwa kugundua bidhaa zinazokwama muda mrefu. Stoo isiposimamiwa vizuri, mtaji hufungwa au hupotea kwa njia zisizoonekana haraka. Ndiyo maana buying and stock control ni mojawapo ya maeneo muhimu katika mafunzo ya ILO kwa biashara ndogo (ILO, 2014).

Zana ya sita ni taarifa za msingi za urasmi wa biashara. Hapa zana si kifaa, bali ni upatikanaji wa taarifa na mifumo rasmi. BRELA kupitia mfumo wake wa ORS inawezesha mjasiriamali kupata huduma mbalimbali za usajili wa biashara kwa njia ya mtandao, zikiwemo usajili wa jina la biashara na mabadiliko ya taarifa (BRELA ORS, n.d.). TRA pia ina taarifa za kuanza biashara na wajibu wa msingi wa mlipakodi kupitia tovuti yake rasmi (TRA, n.d.-a). Kwa hiyo, ufahamu wa kutumia mifumo hii rasmi ni zana muhimu kwa mjasiriamali wa leo, hasa yule anayetaka kukua kwa njia iliyo rasmi na salama.

Kwa mfano, Zawadi alikuwa anauza nguo mtandaoni. Mwanzoni alikuwa anategemea kukumbuka kila kitu kichwani: nani ameagiza nini, nani amelipa, nani hajalipa, na ni nguo zipi zipo stoo. Hali hii ilimletea shida nyingi. Wateja wengine walikuwa wanalipa lakini oda zao zinachelewa kwa sababu hakuwa ameandika. Wakati mwingine alikuwa akitangaza nguo ambayo tayari imeisha. Alipoanza kutumia daftari la oda, orodha ya bidhaa na sizes, pamoja na mfumo rahisi wa kutenga oda zilizolipiwa na ambazo hazijalipiwa, biashara yake ilibadilika sana. Wateja walianza kupata huduma ya haraka na yenye mpangilio, na yeye mwenyewe alianza kuelewa ni nguo zipi zinauza zaidi. Huu ni mfano mzuri wa jinsi zana rahisi zinavyoweza kuboresha biashara bila gharama kubwa (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo kuu ni kwamba zana za biashara si anasa; ni sehemu ya msingi ya ufanisi. Mjasiriamali wa leo anayepuuza zana za msingi kama kumbukumbu, ratiba, mfumo wa stoo, na mawasiliano bora anajiongezea ugumu usio wa lazima. Lakini anayezitumia vizuri anarahisisha kazi, anapunguza makosa, na anajenga biashara inayoweza kukua kwa utaratibu (ILO, n.d.-b; BRELA ORS, n.d.; TRA, n.d.-a).

12. Makosa Yanayowakwamisha Wajasiriamali Wengi

Wajasiriamali wengi hawakwami kwa sababu hawana ndoto au hawana hamasa, bali hukwama kwa sababu ya makosa yanayojirudia katika uendeshaji wa biashara. Makosa haya mara nyingi huonekana madogo mwanzoni, lakini yakiachwa yaendelee hujenga athari kubwa kwa muda. ILO inaonyesha kuwa maeneo kama upangaji wa biashara, uwekaji wa kumbukumbu, usimamizi wa fedha, ununuzi, na udhibiti wa stoo ni ya msingi sana katika mafanikio ya biashara ndogo; hivyo mapungufu katika maeneo haya huongeza uwezekano wa biashara kuyumba (ILO, 2014; ILO, n.d.-a; ILO, n.d.-b).

Kosa la kwanza ni kuanza biashara bila kuelewa soko. Watu wengi huanzisha biashara kwa sababu wameona wengine wanafanya biashara hiyo, bila kufanya uchunguzi wa mahitaji ya eneo lao, uwezo wa wateja kununua, au hali ya ushindani. Matokeo yake, mtu hujikuta anaiga biashara ambayo inaonekana inafanya vizuri kwa mwingine lakini haimfai kwenye mazingira yake mwenyewe. Utafiti wa soko ni muhimu kwa sababu humsaidia mjasiriamali kujua kama kuna nafasi ya kweli ya biashara kukubalika na kuleta mapato ya kudumu (ILO, 2014).

Kosa la pili ni kuchanganya fedha za biashara na matumizi binafsi. Hili ni moja ya makosa yanayoangusha biashara nyingi ndogo. Mjasiriamali anapoanza kuchukua pesa za biashara kiholela kwa matumizi ya nyumbani, mtaji huanza kupungua polepole bila yeye kugundua mapema. Kwa nje biashara inaweza kuonekana inaendelea vizuri, lakini kwa ndani uwezo wake wa kujirudia na kukua unakuwa unadhoofika. ILO inaweka record keeping kama nyenzo muhimu ya kumsaidia mjasiriamali kujua fedha zinaingia wapi na zinatoka wapi, jambo linalosaidia kudhibiti tatizo hili (ILO, n.d.-a).

Kosa la tatu ni kutoweka kumbukumbu. Biashara nyingi huendeshwa kwa hisia badala ya taarifa. Watu husema “nahisi biashara inaenda vizuri” au “nahisi hakuna faida,” lakini hawana rekodi za kuthibitisha. Hili ni tatizo kwa sababu bila kumbukumbu, mjasiriamali hawezi kujua ni bidhaa gani zina faida, ni kiasi gani kinatumika, ni wateja gani wanaleta thamani kubwa, au ni lini biashara huanza kupoteza mwelekeo. Kumbukumbu si kazi ya hiari; ni sehemu ya msingi ya usimamizi wa biashara (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Kosa la nne ni kutopanga bei kwa kuzingatia gharama halisi. Wajasiriamali wengi hupanga bei kwa kuiga washindani au kwa kutazama soko kwa juu juu, bila kuhesabu gharama zao halisi. Matokeo yake, wanauza sana lakini faida ni ndogo sana au haipo kabisa. Gharama si bei ya kununua bidhaa tu; zinajumuisha usafiri, vifungashio, mawasiliano, muda, kodi au ada zinazohusika, na matumizi mengine ya uendeshaji. ILO inaeleza kuwa costing ni msingi wa kupanga bei kwa uhalisia na kulinda biashara dhidi ya hasara zisizoonekana mapema (ILO, 2014).

Kosa la tano ni kutokuwa na mfumo wa kazi. Biashara inapokosa mfumo, kila kitu hutegemea kumbukumbu ya mwenye biashara au hali ya siku hiyo. Hakuna utaratibu wa kupokea oda, kufuatilia wateja, kusimamia stoo, au kupima matokeo. Mfumo unapokosekana, makosa huongezeka, wateja hukosa huduma ya uthabiti, na biashara inakuwa ngumu kukua. ILO kupitia miongozo ya kupanga biashara inaonyesha kuwa biashara inahitaji utaratibu wa kazi unaoeleweka ili iweze kuboreshwa na kupanuliwa (ILO, n.d.-b).

Kosa la sita ni kupuuza urasmi wa biashara kwa muda mrefu sana. Watu wengine huona usajili, TIN, na taratibu nyingine rasmi kama vitu vya baadaye sana, hata pale biashara inapoanza kukua. Lakini kuchelewa kuelewa taratibu hizi kunaweza kuzuia fursa za kufanya kazi na taasisi, kupata mikopo, au kuingia kwenye mikataba rasmi. BRELA inaweka wazi masharti ya msingi ya usajili wa jina la biashara, huku TRA ikifafanua hatua za msingi za kuanza biashara kwa upande wa kodi (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a). Hivyo, kupuuza urasmi ni kosa linaloweza kuzuia ukuaji wa baadaye.

Kosa la saba ni kukata tamaa mapema. Biashara nyingi hujengwa polepole. Kipindi cha mwanzo huwa na kujifunza, kurekebisha, na kutafuta mfumo unaofanya kazi. Mjasiriamali anayetarajia mafanikio ya haraka sana anaweza kuvunjika moyo mapema kabla biashara haijapata nafasi ya kujithibitisha. Hapa ndipo uvumilivu, tathmini, na utayari wa kubadilisha mbinu vinapokuwa muhimu (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Mfano, Mmiliki mmoja wa duka la rejareja alianza biashara kwa nguvu kubwa. Alikuwa na bidhaa nyingi na wateja walikuwa wanaingia kila siku. Hata hivyo, ndani ya miezi michache alianza kulalamika kuwa pesa haiendi sawa na juhudi anazoweka. Alipochunguza kwa karibu, ilibainika kuwa alikuwa anachanganya pesa za biashara na matumizi binafsi, hakuwa anaandika madeni ya wateja vizuri, na baadhi ya bidhaa zilikuwa zinauzwa kwa bei ya chini kuliko gharama halisi baada ya kuhesabu usafiri na upotevu mdogo mdogo. Baada ya kuweka mfumo wa kumbukumbu na kupanga bei upya, biashara ilianza kuonekana kwa uhalisia wake. Huu ni mfano unaoonyesha kwamba wakati mwingine tatizo si ukosefu wa wateja, bali ni makosa ya usimamizi wa ndani (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo kuu ni kwamba makosa mengi ya biashara yanaweza kuzuilika. Mjasiriamali akijifunza mapema maeneo hatarishi kama soko, bei, fedha, kumbukumbu, mfumo, na urasmi, anaweza kupunguza makosa yanayokwamisha biashara nyingi. Kuzuia kosa ni nafuu kuliko kurekebisha madhara yake baada ya biashara kuumia (ILO, n.d.-b; BRELA, n.d.).

13. Jinsi ya Kujenga Biashara Endelevu

Biashara endelevu ni biashara inayoweza kuendelea kufanya kazi, kuleta thamani, na kukua kwa muda bila kutegemea bahati au nguvu za ghafla za muda mfupi. Uendelevu wa biashara hauji kwa kuwa na wateja wengi leo pekee, bali kwa kuwa na mfumo unaoweza kubeba mabadiliko ya kesho. ILO inaonyesha kuwa biashara ndogo zinahitaji kujengwa kwa msingi wa kupanga, kuweka kumbukumbu, kuboresha utendaji, na kujifunza kila mara ili ziweze kustahimili changamoto na kutumia fursa za ukuaji (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Hatua ya kwanza ya kujenga biashara endelevu ni kujenga msingi wa kifedha ulio wazi. Hii inahusisha kujua mapato yanaingia kiasi gani, gharama ni zipi, faida halisi ni kiasi gani, na ni fedha gani zinapaswa kurudishwa kwenye biashara. Biashara endelevu si ile inayotumia kila fedha inayoingia, bali ile inayojua namna ya kulinda mtaji na kujiandaa kwa mahitaji ya baadaye. Kumbukumbu za kifedha ni sehemu kuu ya uendelevu huu kwa sababu husaidia kufanya maamuzi ya kweli badala ya ya hisia (ILO, n.d.-a).

Hatua ya pili ni kujenga uhusiano wa muda mrefu na wateja. Biashara endelevu haitegemei wateja wa kupita tu; inajenga wateja wanaorudi tena. Wateja wa kurudi huleta utulivu wa mapato na hupunguza gharama ya kutafuta wateja wapya kila wakati. Uhusiano huu hujengwa kwa ubora wa bidhaa, huduma nzuri, uaminifu, na uwezo wa kusikiliza maoni ya wateja na kuyafanyia kazi (ILO, 2014). Mteja anapohisi kuthaminiwa na kuhudumiwa vizuri, nafasi ya kurudi huwa kubwa zaidi.

Hatua ya tatu ni kuanzisha mfumo unaoweza kurudiwa. Hii ina maana kuwa biashara isiwe inafanya vizuri tu pale mwenye biashara anapokuwa amesimama hapo muda wote. Lazima kuwe na utaratibu wa jinsi kazi zinafanyika, oda zinapokelewa, bidhaa zinatunzwa, na taarifa zinavyohifadhiwa. Mfumo unaoweza kurudiwa hufanya biashara iwe thabiti na kurahisisha hata ukuaji wa baadaye au kuhusisha watu wengine katika kazi (ILO, n.d.-b).

Hatua ya nne ni kujenga biashara kwa kuzingatia sheria na urasmi. Uendelevu wa biashara unahitaji msingi wa kisheria. BRELA inaeleza taratibu za usajili wa jina la biashara, na mfumo wa ORS unatoa huduma za usajili na matengenezo ya taarifa kwa njia ya mtandao (BRELA, n.d.; BRELA ORS, n.d.). TRA pia inaeleza masuala ya msingi ya kuanza biashara na wajibu wa mlipakodi (TRA, n.d.-a). Urasmi huu husaidia biashara kujenga uaminifu, kupanua fursa, na kupunguza hatari za migogoro au vikwazo vinavyoweza kuibuka baadaye.

Hatua ya tano ni kuwekeza katika maboresho ya hatua kwa hatua. Biashara endelevu mara nyingi haikui kwa mshtuko, bali kwa maboresho ya taratibu. Maboresho yanaweza kuwa katika huduma, vifungashio, ubora wa bidhaa, mfumo wa mawasiliano, utunzaji wa kumbukumbu, au hata namna ya kuwasilisha biashara kwenye mitandao. Kuboresha kidogo kidogo lakini mara kwa mara hujenga msingi thabiti zaidi kuliko kubadili kila kitu kwa pupa bila mpango (ILO, n.d.; ILO, 2014).

Hatua ya sita ni kuwa tayari kwa mabadiliko. Soko hubadilika, teknolojia hubadilika, tabia za wateja hubadilika, na wakati mwingine gharama za uendeshaji hubadilika. Biashara endelevu ni ile inayoweza kuona mabadiliko haya mapema au kuyakubali kwa haraka na kujirekebisha. Hii ndiyo sababu kujifunza, kufuatilia taarifa za biashara, na kusikiliza mrejesho wa soko ni sehemu muhimu ya uendelevu (ILO, n.d.-b).

Kwa mfano, Anna alikuwa na biashara ya kutengeneza keki za sherehe. Mwanzoni alitegemea oda kutoka kwa marafiki na familia, lakini baada ya muda akaona anahitaji mfumo wa biashara endelevu. Akaanza kwa kuweka orodha rasmi ya huduma na bei, akaweka utaratibu wa kupokea oda kwa tarehe, akaandika gharama za malighafi kwa kila aina ya keki, na akaweka kiwango cha malipo ya awali kwa wateja. Baadaye akafungua ukurasa wa biashara mtandaoni na kuweka picha za kazi zake kwa mpangilio. Alipoongeza nidhamu ya fedha na huduma kwa wateja, akaanza kupata wateja wapya kupitia mapendekezo ya wateja wa zamani. Huu ni mfano wa biashara inayobadilika kutoka hali ya kutegemea bahati kwenda kwenye mfumo endelevu wa ukuaji (ILO, n.d.-a; ILO, 2014).

Somo la hapa ni kwamba biashara endelevu haijengwi kwa tamaa ya faida ya leo pekee. Inajengwa kwa mfumo, uaminifu, utunzaji wa fedha, uhusiano wa muda mrefu na wateja, na uwezo wa kuboresha biashara hatua kwa hatua. Mjasiriamali anayefikiria uendelevu hujenga biashara ambayo inaweza kudumu hata mazingira yanapobadilika (ILO, n.d.; BRELA ORS, n.d.).

14. Umuhimu wa Maadili na Uaminifu katika Biashara

Maadili na uaminifu ni sehemu ya msingi ya biashara yoyote inayotaka kudumu kwa muda mrefu. Watu wengi wanapozungumzia mafanikio ya biashara, huzingatia zaidi mtaji, masoko, au wateja, lakini ukweli ni kwamba bila maadili na uaminifu, mafanikio hayo huwa ya muda mfupi au yenye msingi dhaifu. Biashara hujengwa juu ya mahusiano, na mahusiano hayo huishi kwa uaminifu. Mteja anaponunua bidhaa au huduma, huwa si tu amelipa pesa; ameweka imani yake kwa biashara hiyo. Imani hiyo ikivunjwa, ni vigumu sana kuijenga tena.

Kwanza, maadili katika biashara yanahusisha kusema ukweli kuhusu bidhaa au huduma. Mjasiriamali hapaswi kuahidi kile ambacho hawezi kutoa, wala kuficha mapungufu makubwa ya bidhaa kwa makusudi. Uwazi huu hujenga sifa njema na husaidia kuvutia wateja wa muda mrefu. Ingawa maandiko ya ILO yanajikita zaidi kwenye usimamizi wa biashara ndogo, msisitizo wake juu ya huduma kwa wateja, tija, na usimamizi wa biashara kwa ujumla unaonesha wazi kuwa biashara bora hujengwa kwa uwajibikaji na uthabiti wa utoaji wa thamani (ILO, 2014).

Pili, maadili yanahusisha kutimiza ahadi. Kama mjasiriamali amesema bidhaa itafika saa fulani, afanye kila juhudi kuitimiza au awasiliane mapema hali ikibadilika. Kama amesema bidhaa ina ubora fulani, basi ubora huo uonekane kweli. Kutimiza ahadi kunajenga uaminifu, na uaminifu huongeza uwezekano wa mteja kurudi tena. Katika biashara ndogo, wateja wengi wa kudumu hupatikana kwa sababu ya kuamini tabia ya mwenye biashara kuliko hata ukubwa wa biashara yenyewe.

Tatu, maadili yanahusisha uwazi wa bei na malipo. Wateja wanathamini biashara inayoweka mambo wazi tangu mwanzo. Kubadilisha bei ghafla bila maelezo, kuongeza gharama zilizofichwa, au kutoa maelezo yasiyoeleweka kuhusu malipo kunaweza kuharibu uhusiano na mteja. Uwazi wa bei hujenga mazingira ya kuheshimiana na kuondoa migogoro ya lazima.

Nne, maadili yanahusisha ushughulikiaji wa malalamiko kwa heshima. Hakuna biashara isiyokosea. Tofauti kubwa huwa kwenye namna biashara inavyokabiliana na kosa. Mjasiriamali mwenye maadili hasumbuki kutafuta lawama tu; kwanza anasikiliza, anatambua tatizo, na anajitahidi kutoa suluhisho linalowezekana. Hili linaweza kugeuza mteja aliyekerwa kuwa mteja mwaminifu zaidi, kwa sababu anaona biashara inawajibika.

Tano, maadili yanahusisha uaminifu kwenye usimamizi wa ndani wa biashara. Hapa tunazungumzia kutunza kumbukumbu kwa ukweli, kuheshimu makubaliano na wasambazaji, kulipa madeni kwa utaratibu, na kufuata masharti ya kisheria kadri biashara inavyohitajika. BRELA na TRA, kwa namna tofauti, zinaweka mifumo rasmi ya kutambua na kuendesha biashara kwa njia inayokubalika kisheria (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a). Hii inaonyesha kwamba uaminifu si kwa wateja tu, bali pia kwa taasisi na wadau wengine wa biashara.

Kwa mfano, Mmiliki wa biashara ya ushonaji alipokea oda ya sare za shule kutoka kwa kundi la wazazi. Baada ya kupokea malipo ya awali, aligundua kwamba kitambaa alichokuwa amepanga kutumia hakikupatikana kwa wakati. Badala ya kukaa kimya hadi siku ya makabidhiano, aliwasiliana mapema na kueleza hali halisi, akatoa chaguo mbadala, na akaomba muda wa ziada wa siku chache. Wazazi walikubali kwa sababu aliwaambia ukweli mapema. Ingawa kulikuwa na changamoto, uaminifu wake uliokoa uhusiano wa biashara na hata baadaye alipata oda zaidi kupitia kundi hilohilo. Huu ni mfano unaoonyesha kwamba wakati mwingine uaminifu hujenga biashara zaidi kuliko hata ukamilifu wa mara ya kwanza.

Somo kuu ni kwamba maadili na uaminifu si mapambo ya biashara; ni mtaji wa sifa njema. Mjasiriamali anaweza kuwa na bidhaa nzuri, lakini bila uaminifu atapoteza watu wanaopaswa kuikuza biashara yake. Biashara inayojengwa kwa ukweli, uwazi, na uwajibikaji ina nafasi kubwa ya kudumu na kupendwa zaidi na wateja kuliko biashara inayotegemea mbinu za muda mfupi za kupata pesa haraka (ILO, 2014; TRA, n.d.-a).

15. Hitimisho

Kwa ujumla, mahitaji muhimu kwa kila mjasiriamali hayaishii kwenye kuwa na mtaji au kuwa na wazo la biashara pekee. Makala hii imeonyesha kuwa ujasiriamali wa kweli unahitaji muunganiko wa vitu vingi vinavyofanya kazi pamoja: maono ya biashara, uelewa wa soko, nidhamu ya fedha, uwekaji wa kumbukumbu, uwezo wa kupanga, huduma bora kwa wateja, utayari wa kujifunza, na uelewa wa taratibu rasmi za biashara (ILO, n.d.; ILO, 2014; BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a). Bila mambo haya, biashara inaweza kuanza, lakini huwa na ugumu mkubwa wa kudumu na kukua kwa utaratibu.

Tumeeleza kwamba mjasiriamali anayeanza anahitaji kuanzia kwenye msingi sahihi badala ya kukimbilia mwonekano mkubwa. Tumeona pia kuwa mjasiriamali wa kisasa anapaswa kuendana na mazingira ya sasa kwa kutumia mawasiliano bora, taarifa, na zana za kisasa za uendeshaji. Aidha, tumesisitiza kuwa mafanikio ya biashara si jambo la bahati, bali ni matokeo ya kufanya mambo ya msingi kwa uthabiti: kupanga, kupima, kurekebisha, na kujifunza kila wakati (ILO, n.d.-b; ILO, n.d.-a).

Vilevile, tumebainisha kuwa wajasiriamali wengi hukwama si kwa sababu ya kukosa uwezo kabisa, bali kwa sababu ya makosa yanayozuilika kama kutoweka kumbukumbu, kuchanganya fedha za biashara na matumizi binafsi, kutopanga bei kwa usahihi, na kupuuza mfumo wa kazi. Hivyo, mmoja wa wajibu mkubwa wa mjasiriamali ni kujijengea utamaduni wa kujipima na kuboresha biashara yake mara kwa mara (ILO, 2014).

Kwa mtazamo wa Tanzania, urasmi wa biashara ni sehemu ya muhimu ya safari ya ukuaji. BRELA inaweka mifumo ya usajili wa biashara na TRA inaeleza mahitaji ya msingi ya ulipaji kodi kwa wanaoanzisha biashara (BRELA, n.d.; TRA, n.d.-a). Hii ina maana kwamba mjasiriamali anayefikiria mafanikio ya muda mrefu anapaswa kufikiria si tu namna ya kuuza leo, bali pia namna ya kujenga biashara inayotambulika, inayokubalika, na inayoweza kufungua milango ya fursa kesho.

Zaidi ya yote, makala hii imeonesha kuwa maadili na uaminifu ni msingi usiopaswa kupuuzwa. Biashara inaweza kukua kwa kasi kwa muda mfupi bila uaminifu, lakini ni vigumu sana idumu bila sifa njema. Wateja, wasambazaji, wafanyakazi, na wadau wengine huvutiwa na biashara inayosema ukweli, inayotimiza ahadi, na inayowajibika pale changamoto zinapotokea.

Kwa hiyo, somo kubwa la mwisho ni hili: mjasiriamali anayefanikiwa si yule anayesubiri mazingira yawe mazuri kabisa, bali ni yule anayejenga misingi sahihi, anajifunza kila siku, anadhibiti rasilimali zake, na anaboresha biashara yake kwa uthabiti (ILO, n.d.; ILO, 2014). Biashara kubwa huanza kwa maamuzi madogo lakini sahihi. Na mara nyingi, mafanikio ya muda mrefu hujengwa si kwa hatua za kushangaza, bali kwa nidhamu ya kufanya yaliyo muhimu kila siku.

Marejeo

Business Registrations and Licensing Agency. (n.d.). Registration of business names. BRELA.

Business Registrations and Licensing Agency Online Registration System. (n.d.). Online registration system.

International Labour Organization. (n.d.). Start and Improve Your Business (SIYB).

International Labour Organization. (n.d.-a). Record keeping. ILO Research Repository.

International Labour Organization. (n.d.-b). Planning for your business. ILO Research Repository.

International Labour Organization. (2014). Business management skills manual.

Tanzania Revenue Authority. (n.d.-a). Starting business.